Manager efficacement ses employés à distance implique dans un premier temps l'utilisation des outils de communication : téléphone (appel, sms), internet (mail, chat interne, visioconférence, intranet), agendas partagés, etc. Ces multiples outils permettent de tuer la distance en communiquant avec ses salariés de manières instantanée. Les outils collaboratifs sont aussi très appréciés pour communiquer et échanger des fichiers et informations de l’entreprise.
Toutefois, il est important de rester méfiant quant à l’utilisation de ces technologies. Il faut savoir choisir l’outil adapté selon le message communiqué : un appel suppose davantage une urgence qu’un mail, puis le SMS sera réservé aux demandes simples et courtes, qui ne nécessitent pas d’explication par exemple.
Apprendre à faire confiance
En partant du principe qu’il est impossible de savoir tout ce que fait votre collaborateur, il faut apprendre à accorder sa confiance sans contrôle permanent c’est-à-dire savoir déléguer. A noter qu’un contrôle trop poussé de votre part pourrait être perçu comme du "flicage" de la part de votre salarié, et avoir un impact sur vos relations de travail. Selon une étude menée en 2013, 78 % des dirigeants d’entreprise doutent de l’efficacité de leurs collaborateurs en télétravail, mais ils ne sont plus que 41 % après l’avoir pratiqué.
Garder une communication constante
Faire confiance à ses collaborateurs ne signifie pas les abandonner dans la nature. Il est important de savoir cadrer la relation à travers une communication constante. Des points réguliers vous permettront d’expliquer la feuille de route et de fixer des objectifs à vos salariés et les débriefings seront utiles pour contrôler l’état de l’avancement de leur travail.
D’autre part, c’est au manager de maintenir la relation avec ses équipes. Cela demande de rester disponible, en bloquant par exemple des moments pour répondre à vos collaborateurs. Cela passe par des réunions, des points qui peuvent être par exemple hebdomadaires, etc. Le retour d’expérience (« feed-back ») régulier est primordial pour s’assurer du bon déroulement des missions de son collaborateur. Il permet de voir s’il n’est pas débordé ou bloqué sur un problème, qu’il n’aurait pas forcément fait remonter. De ce fait, des points téléphoniques réguliers doivent avoir lieu en dehors des points hebdomadaires, afin de résoudre tout problème qui pourrait survenir entre deux points. N’oubliez pas néanmoins de maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée et ne mobilisez pas vos collaborateurs hors des temps de travail.
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