Pendant de longues années, le mail a dominé tous les outils de communication au sein des entreprises. Alors que des milliards de mails sont échangés chaque année, les messageries instantanées prennent de plus en plus le pas dans les échanges entre collaborateurs. Est-ce que l’utilisation d’un chat peut révolutionner votre communication interne ?
© Jason Leung
Deux outils, deux vitesses...
Le mail un document à valeur juridique
Si le premier courrier électronique a été envoyé en 1971, il a véritablement bouleversé les échanges dans les entreprises dans le courant des années 2000. Mais aujourd’hui, il est souvent utilisé à tort et à travers.
Chaque année, ce sont des milliards de messages électroniques qui circulent de serveur en serveur… et qui s’accumulent dans des boites de réception déjà surchargées. Noyée dans cette masse, on est souvent obligé de scroller dans sa boite mail pour retrouver une information.
Et si le mail est devenu un document à valeur juridique, au même titre qu’une lettre manuscrite, son utilisation garde une certaine formalité grâce à ses codes de forme et de ton (son objet défini, son écriture plus soutenue, sa formule de politesse, sa signature…), ce qui fait qu’il n’est plus adapté aux communications en groupe qui nécessitent des échanges, car il perd en spontanéité et les temps de réponse sont souvent beaucoup trop longs.
Enfin, à l’heure où la conscience écologique touche de plus en plus d’entreprises, la génération et le stockage de milliards de mails ont un impact très négatif sur la planète : selon l’organisation Carbon Literacy Projetc, un courrier électronique sans pièce jointe représenterait 4 grammes de CO2, et 11 grammes pour un courrier avec une pièce jointe de 1MB.
Les atouts des messageries instantanées
En comparaison, les messageries ont su combler un manque en améliorant la communication instantanée. En favorisant les échanges par des discussions de groupe, on évite les échanges de mail superflus et on obtient facilement une meilleure synchronicité des questions et des réponses.
Plus d’efficacité + plus de réactivité = plus de productivité
Le caractère informel du chat participe aussi à favoriser les échanges entre collaborateurs. S’il permet d’optimiser la coopération dans la gestion d’un projet (notamment en permettant aux salariés en déplacement ou en télétravail de rester connectés au reste de l’équipe), il permet également de renforcer de manière plus générale l’esprit d’équipe au sein de l’entreprise, que ce soit pour échanger des informations, des notes d’humour ou simplement prévoir la pause déjeuner. En créant des canaux de communication bien identifiés (via différents groupes de discussions), il est plus facile de gérer les contenus et la qualité des échanges entre les salariés.
En résumé, si on veut distinguer les deux outils avec simplicité : la messagerie instantanée pour plus de praticité et d’instantanéité qui vient alors remplacer un dialogue oral, et le mail, qui lui serait un discours formel tenant du document officiel.