Votre ordre du jour est établi, votre présentation est finalisée, vos documents sont prêts à être partagés, les participants ont confirmé leur présence, et vous êtes au point techniquement. Place à l’animation de votre réunion ! Comment conserver son caractère vivant et participatif, sans vous laisser déborder, et maintenir l’attention de votre auditoire ?
1 - Rappelez le sujet de la réunion et éventuellement son contexte.
2 - Expliquez clairement l’objectif à atteindre.
3 - Expliquez son déroulé, sa durée, voire les spécificités de la méthode que vous voulez employer.
4 - Précisez les rôles (animation bien sûr, mais aussi contrôle du temps, prise de notes, et enfin écoute et participation actives pour les autres participants).
5 - Rappelez aussi aux participants les règles de bonne écoute et de prise de parole, particulièrement importantes en visioconférence.
6 - Vérifiez très régulièrement que tout le monde suit et a eu l’occasion de poser des questions, notamment au moment des transitions (changement de point à l’ordre du jour, d’intervenant, de support à commenter…).
7 - Enfin, pensez à envoyer un compte-rendu de vos échanges aux participants.
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